Déclaration en matière de Protection des Données à Caractère Personnel

Introduction

Integrale Luxembourg SA (ci-après « Integrale Luxembourg »), s’engage à protéger et à traiter vos données à caractère personnel avec soin, en toute transparence et dans le respect de la législation en la matière.


L’objectif de cette Déclaration en matière de Protection des Données à Caractère Personnel (« Déclaration ») est de vous informer de manière complète sur le sujet. Elle explique comment nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel. Cette Déclaration ne modifie pas les conditions contractuelles entre vous et Integrale Luxembourg.


Vous trouverez également de l’information en consultant le site de la Commission Nationale pour la Protection des Données (« CNDP ») : https://cnpd.public.lu/fr.html


Jusqu’au 24/05/2018, la législation en vigueur en matière de vie privée est la loi du 02/09/2002 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel. A partir du 25/05/2018, le nouveau Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27/04/2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD ») s’appliquera. Cette Déclaration a été élaborée en se basant sur la nouvelle législation.

 

Quelle est l’étendue de cette Déclaration ?

Définitions au sens du Règlement européen 2016/679 (RGPD)

Donnée à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne concernée »); est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.


Traitement : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.


Responsable du traitement : Integrale Luxembourg SA, ayant son siège social à 1610 Luxembourg, 4-6 Avenue de la gare, est responsable du traitement de vos données à caractère personnel dont elle dispose. Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de ces données et que nous sommes votre interlocuteur ainsi que celui des autorités de contrôle pour toute question relative à l’utilisation de celles-ci.


Délégué à la protection des données

Nous avons désigné un délégué à la protection des données au sein de notre société, il sera votre point de contact en matière de protection des données :

 

France Noiret

Data Protection Officer

Integrale Luxembourg SA

4-6 Avenue de la gare

1610 Luxembourg

dpo@integrale.lu

 

Qui est concerné ?

Notre Déclaration concerne toutes les personnes physiques, qu’elles soient preneuses d’assurance, prospects, assurés, bénéficiaires, administrateurs, dirigeants, mandataires ou bénéficiaires effectifs dont les données à caractère personnel sont traitées. Par contre, le traitement des données à caractère personnel qui concernent les personnes morales n’est pas concerné par cette Déclaration.

 


Quelles données sont couvertes par cette Déclaration ?

Les données couvertes par cette Déclaration sont les données à caractère personnel nous permettant de vous identifier (nom, prénom(s), etc.). Lors de nos échanges, nous pouvons être amenés à collecter différentes données à caractère personnel vous concernant selon le type de produit souscrit.

 

2.3.1 Les données collectées dans le cadre d’une assurance

  • Données d’identification (p.ex. nom, prénom(s), sexe, adresse, date de naissance, nationalité, numéro d’identification national, etc.) ;
  • Données de contact (p.ex. adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone, etc.) ;
  • Données financières (p.ex. le salaire, numéro de compte bancaire, etc.) ;
  • Vue financière globale (p.ex. vos biens immobiliers, vos revenus globaux, etc.) ;
  • Profession (p.ex. fonction exercée, etc.) ;
  • Composition du ménage (p.ex. état civil, nombre d’enfants, etc.) ;
  • Détails relatifs aux assurances ;
  • Détails relatifs à la pension ;
  • Données professionnelles (p.ex. fonction exercée, date d’entrée en service, nombre d’années de carrière, date de fin de contrat).

 

S’ils nous ont été communiqués, votre adresse mail et votre numéro de téléphone peuvent être utilisés par Integrale Luxembourg, dans le respect d’un équilibre entre son intérêt légitime et le respect de vos droits et libertés, afin de communiquer avec vous dans le cadre de la gestion de votre contrat d’assurance, de vous tenir informé sur la législation ou les aspects techniques relatifs à votre contrat.

 

Nous pourrions également utiliser les données obtenues de sources externes, à titre d’exemple quand des employeurs souscrivent des assurances pour leur personnel.

 

Dans certains cas, les données à caractère personnel concernent une ou plusieurs de vos relations (p. ex. vos enfants, votre partenaire, le bénéficiaire d’une assurance-vie, vos employés, etc.). Si vous nous communiquez des données à caractère personnel d’autres personnes, vous pourriez également être tenus par les dispositions légales en matière de protection de la vie privée.

 

2.3.2 Les données collectées lorsque vous êtes bénéficiaire en cas de décès du preneur d’assurance

  • Données d’identification personnelles (p.ex. nom, prénom(s), adresse, etc.) ;
  • Détails personnels (p.ex. date de naissance, sexe, nationalité, etc.) ;
  • Données de contact (p.ex. adresse postale, adresse mail, téléphone, etc.) ;
  • Composition du ménage (p.ex. état civil, nombre d’enfants, etc.) ;
  • Données d’identification financière (p.ex. numéro de compte bancaire, etc.) ;
  • Numéro d'identification national.

 


Nous pourrions également utiliser les données obtenues de sources externes.

 

Quand et comment vos données à caractère personnel sont-elles collectées ?

Certaines de vos données peuvent par exemple être collectées par Integrale Luxembourg :

  • Lorsque vous contactez Integrale Luxembourg ;
  • Lorsque vous complétez les documents qu’Integrale Luxembourg vous soumet ;
  • Lorsque vous devenez client ;
  • Lorsque vos données sont transmises par des tiers autorisés ;
  • Lorsque vous visitez notre site Internet (pour plus d’informations sur les cookies qu’Integrale Luxembourg utilise, veuillez consulter notre rubrique « Utilisation de cookies » sur notre site internet www.integrale.lu).

 

Lorsque nous collectons vos données, vous avez le droit de ne pas répondre à notre demande. Ce refus pourrait toutefois empêcher la naissance de relations contractuelles, modifier la nature de celles-ci ou en influencer la gestion.

 

A quelles fins Integrale Luxembourg traite-t-elle vos données ?

Introduction

Integrale Luxembourg s’engage à collecter vos données pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Vos données ne se seront pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités. Si ces finalités sont modifiées à l’avenir, vous en serez informés préalablement.

 

Nous utilisons vos données à caractère personnel :

  • Afin de respecter toute obligation légale et réglementaire ;
  • Pour prendre les mesures préalables nécessaires à la conclusion du contrat et à son exécution ;
  • Pour la réalisation de l'intérêt légitime d’Integrale Luxembourg moyennant le respect d'un juste équilibre entre cet intérêt et vos droits et libertés ;
  • Lorsque vous avez consenti au traitement de vos données et pour autant que la demande ait fait l'objet d'une demande spécifique et non-ambigüe, précédée d'une information claire et compréhensible et que vous pouvez retirer à tout moment, conformément à la loi.

 

Respect d’obligations légales

Integrale Luxembourg peut et, dans certains cas, doit obtenir et traiter certaines données, afin notamment de respecter toutes les obligations légales et réglementaires auxquelles elle est soumise. Ces obligations peuvent impliquer qu’Integrale Luxembourg collabore avec les autorités compétentes et/ou avec des tiers et leur transmette, le cas échéant, certaines de vos données. Ces obligations relèvent principalement des domaines légaux et règlementaires suivant :

  • Contribuer à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, par l'identification des clients, représentants et bénéficiaires effectifs, la détermination du profil et le contrôle des opérations et transactions ;
  • L'obligation de contribuer à la lutte contre la fraude et l'évasion fiscales, en identifiant les clients, leurs contrats, et en collaborant avec les autorités compétentes ;
  • L'obligation de répondre aux demandes officielles des autorités fiscales, sociales et judiciaires luxembourgeoises ;
  • L’obligation de répondre aux exigences en matière de reporting financier, fiscal, de fraude ou d’incident vers les autorités de contrôle prudentielles et fiscales luxembourgeoises.
  • Répondre aux exigences du droit des assurances.

 

La liste des domaines légaux et réglementaires en vertu desquels Integrale Luxembourg est amenée à traiter vos données est non-exhaustive et est susceptible d'évoluer.

 

Relations (pré)-contractuelles

Avant la conclusion de contrats et pendant l’exécution du contrat, Integrale Luxembourg peut et, dans certains cas, doit obtenir et traiter certaines données, afin notamment de :

  • Répondre à votre demande ;
  • Vous assister dans la fourniture d'informations et dans la conclusion du contrat ;
  • Donner suite à une demande, évaluer l'opportunité et estimer les risques liés à un éventuel contrat ;
  • Déterminer les conditions et garanties auxquelles la conclusion du contrat doit être conditionnée ;
  • Gérer votre contrat (y compris la gestion de sinistres) ;
  • Exécuter un service que vous avez demandé (p.ex. en communiquant vous-même vos données en ligne pour recevoir des informations sur nos produits).

Lorsqu’Integrale Luxembourg n'est pas en mesure de traiter les données nécessaires aux finalités susmentionnées, elle ne pourra pas donner les informations précontractuelles, ni exécuter le contrat. Le contrat ne pourra pas être conclu ou sera suspendu, voire arrêté.  

 

Intérêt légitime

Outre les objectifs énumérés ci-dessus, Integrale Luxembourg a un certain nombre d'intérêts légitimes qui justifient qu’elle traite les données à caractère personnel. Integrale Luxembourg veille, en tout état de cause, à ce que l'impact de ce traitement sur le respect de votre vie privée soit aussi limité que possible et dans tous les cas, à ce que l'équilibre entre les intérêts légitimes d’Integrale Luxembourg et l'éventuel impact sur le respect de votre vie privée ne soit pas perturbé. Si toutefois vous avez des objections contre ces traitements, dans certains cas vous pouvez exercer votre droit d'opposition (voir point 7.6).

Par exemple, nous traitons vos données pour les finalités suivantes :

  • Sécurité des biens et des personnes, ainsi que des réseaux et systèmes informatiques d’Integrale Luxembourg ;
  • Contrôle de la régularité des opérations ;
  • Constatation, exercice, défense et préservation de nos droits ou des personnes que nous représentons éventuellement (p.ex. la constitution/le rassemblement de preuves dans le cadre d’un litige). ;
  • Suivi de nos activités et connaissance administrative des différentes personnes étant en rapport avec la compagnie, pouvant permettre le cas échéant l’identification des dossiers, et d’autres intervenants ;
  • Test, évaluation, simplification, optimalisation et/ou automatisation des processus purement internes d’Integrale Luxembourg afin de les rendre plus efficaces (p.ex. optimalisation/automatisation des processus internes d’évaluation et d’acceptation du risque, automatisation de la procédure visant à traiter vos questions et demandes, etc.) ;
  • Communication d’information technique ou légale relative à votre contrat ;
  • Prospection (cfr. point « Consentement »).

 

Consentement

Integrale Luxembourg peut utiliser votre adresse mail afin de vous adresser des informations commerciales, des publicités sur nos nouveaux produits par le biais de communications commerciales. Dans ce cas, Integrale Luxembourg demande au préalable votre consentement de manière explicite. La démarche d’Integrale Luxembourg se limitera aux produits offerts par elle.


En aucun cas Integrale Luxembourg n’utilisera vos données personnelles relevant de catégories particulières au sens du RGPD (les données relatives à votre santé, révélant votre origine raciale ou ethnique, votre orientation sexuelle, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, les données relatives à des condamnations pénales et aux infractions).  


Vous pouvez vous désinscrire de tous services auxquels vous vous êtes inscrit.

 

Comment protégeons-nous vos données ?

Integrale Luxembourg emploie des mesures de sécurité appropriées afin de contribuer à la protection de vos informations et de les préserver de tout accès de la part de personnes non autorisées. Le stockage des informations est effectué sur des serveurs sécurisés. Elle évalue régulièrement ses politiques et procédures de sécurité afin de s’assurer que nos systèmes sont sécurisés et protégés et que n’y accèdent que les personnes autorisées qui doivent les utiliser dans le cadre d’un traitement.

 

Integrale Luxembourg protège les données personnelles qui sont sous son contrôle conformément aux normes strictes qui sont définies par ses politiques et procédures. Des mesures de protection techniques et organisationnelles telles que notamment les anti-virus, les pare-feu, les contrôles d’accès, la sélection rigoureuse du personnel et des fournisseurs sont mises en place en vue d’éviter et de détecter des accès, des pertes ou des divulgations inappropriés de vos données personnelles.

 

Qui a accès à vos données et à qui sont-elles transférées ?

Principe de base

Les membres du personnel d’Integrale Luxembourg qui sont autorisées à accéder à vos données sont déterminés avec précision en fonction de leurs tâches.  

Ces données pourront être communiquées le cas échéant à d’autres entreprises d’assurances dans le cadre de la coassurance, à des entreprises de réassurance, à un avocat, à un notaire, à des partenaires spécialisés ou à un sous-traitant.

Concernant les sous-traitants d’Integrale Luxembourg, nous faisons appel à des partenaires pour certaines tâches afin de vous offrir le meilleur service dans le cadre de votre contrat d’assurance.

Ces sous-traitants sont liés contractuellement à Integrale Luxembourg et doivent suivre nos instructions et respecter les principes repris dans notre Déclaration. En particulier, nous nous assurons que nos sous-traitants :

  • Ne disposent que des données nécessaires à l’exercice de leurs tâches ;
  • S’engagent vis-à-vis d’Integrale Luxembourg à, d’une part, traiter ces données de manière sûre et confidentielle et, d’autre part, ne les utiliser que pour l’exécution de leurs tâches et
  • S’engagent à ne pas transmettre les données à d’autres interlocuteurs.

Nous transmettons également vos données à d’autres tiers si nous y sommes obligés en vertu d’une obligation contractuelle ou légale ou si un intérêt légitime le justifie auquel vous ne vous êtes pas opposé. Dans ces cas, nous veillons à ce que :

  • Ces personnes ne disposent que des données que nous devons transmettre en vertu de l’obligation contractuelle ou légale ou qui sont proportionnées à l’intérêt légitime justifiant le transfert et
  • Ces personnes s’engagent vis-à-vis d’Integrale Luxembourg à, d’une part, traiter ces données de manière sûre et confidentielle et, d’autre part, ne les utiliser que pour la finalité pour laquelle les données leur avaient été transférées.

 

 

Transfert pour utilisation commerciale

Nous ne transmettons pas vos données à des tiers pour utilisation commerciale.

 

Quels sont vos droits?

Droit d’accès

Vous avez un droit d’accès aux données qui vous concernent. Vous pouvez nous demander :

  • Si nous traitons ou non vos données à caractère personnel ;
  • Dans quels buts nous les traitons ;
  • Quelles catégories de données sont traitées ;
  • A quelles catégories de destinataires elles sont communiquées ;
  • Leur durée de conservation ;
  • Des informations quant aux droits que vous pouvez exercer (rectification, effacement, …) ou de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNDP ;
  • L’origine des données traitées.

 

Droit de rectification

Si vous constatez que, malgré tous nos efforts, vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les rectifier ou de les compléter.

Integrale Luxembourg notifiera à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toute rectification de données à caractère personnel à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

 

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Dans certains cas bien précis, la législation vous permet de faire supprimer vos données à caractère personnel. C’est le cas notamment si :

  • Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles nous les avions collectées ;
  • Le traitement de vos données est fondé exclusivement sur votre consentement et vous décidez de retirer celui-ci ;
  • Vous vous êtes opposés au traitement de vos données et il n’existe pas dans notre chef de motifs légitimes qui prévalent sur les vôtres.

 

Votre droit à l’oubli n’est toutefois pas absolu. Nous sommes en droit de continuer à conserver vos données lorsque cette conservation est nécessaire entre autres :

  • À l’exécution d’un contrat ;
  • Au respect d’une obligation légale ou réglementaire ;
  • A la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

 

Integrale Luxembourg notifiera à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées tout effacement de données à caractère personnel à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

 

Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas bien précis, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.  C’est notamment le cas lorsque :

  • Vous contestez l’exactitude d’une donnée à caractère personnel, le temps que nous puissions contrôler celle-ci et
  • Vos données bien que n’étant plus nécessaires à la poursuite des finalités du traitement, vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.

 

La limitation du traitement prendra fin dans les circonstances suivantes :

  • Vous nous donnez votre accord en ce sens ;
  • Le traitement de vos données est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
  • Le traitement est nécessaire à la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ;
  • Le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêt public.

 

Integrale Luxembourg notifiera à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées tout effacement de données à caractère personnel à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

 

Droit à la portabilité

Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies :

  • Vous soient transmises ou
  • Soient transmises directement par Integrale Luxembourg à un autre responsable du traitement, à condition que cela s’avère techniquement possible.

 

C’est le cas lorsque :

  • Vous avez consenti au traitement de vos données ou le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat.

 

Droit d’opposition

Même si le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur un intérêt légitime ou général dans notre chef, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment.

Cependant, il ne sera pas tenu compte de votre demande si notre intérêt légitime s‘avère supérieur au vôtre ou si le traitement de vos données demeure nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

 

Comment exercer vos droits et à  qui vous adresser ?

Pour exercer vos droits, il vous suffit d’adresser votre demande datée et signée accompagnée d’une photocopie recto verso de votre carte d’identité par courrier ou e-mail à notre délégué à la protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :

 

France Noiret

Data Protection Officer

Integrale Luxembourg SA

4-6 Avenue de la gare

1610 Luxembourg

dpo@integrale.lu

 

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation de la législation en matière de vie privée, vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de la CNDP dont les coordonnées sont les suivantes :

Commission nationale pour la protection des données

Avenue du Rock’n’Roll, 1

4361 Esch-sur-Alzette

Tél. : (+352) 26 10 60 1

 

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Vos données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour les finalités indiquées lors de leur collecte. Lorsqu’il existe une relation contractuelle avec Integrale Luxembourg, vos données seront conservées pendant la durée de cette relation contractuelle, la période de prescription légale ainsi que tout autre délai de conservation qui serait imposé par la réglementation.

Vous pouvez recevoir une copie de la Déclaration en contactant votre point de contact habituel ou en envoyant la demande par e-mail : dpo@integrale.lu.

 

Notre politique en matière de cookies

Si vous visitez notre site Internet, vous pouvez choisir si vous acceptez ou non les cookies et, le cas échéant, les autres moyens technologiques qui récoltent des données et des informations relatives à vos habitudes de navigation. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre page « Utilisation des Cookies » sur notre site internet www.integrale.lu (via le lien « Utilisation des cookies » en bas de page).

 

Comment rester au courant des modifications apportées à cette Déclaration ?

Dans un monde en perpétuel changement, notre Déclaration pourrait être sujette à modifications. Nous vous invitons à consulter la dernière version en ligne de cette Déclaration et nous vous informerons de toute modification de la Déclaration via le site Internet d’Integrale Luxembourg www.integrale.lu, et, le cas échéant, par les autres canaux de communication habituels.