Déclaration en matière de Protection des Données à Caractère Personnel

Introduction

Integrale Luxembourg SA (ci-après « Integrale Luxembourg »), s’engage à protéger et à traiter vos données à caractère personnel avec soin, en toute transparence et dans le respect de la législation en la matière.

L’objectif de cette Déclaration en matière de Protection des Données à Caractère Personnel (« Déclaration ») est de vous informer de manière complète sur le sujet. Elle explique comment nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel. Cette Déclaration ne modifie pas les conditions contractuelles entre vous et Integrale Luxembourg.

Vous trouverez également de l’information en consultant le site de la Commission Nationale pour la Protection des Données (« CNDP ») : https://cnpd.public.lu/fr.html

Jusqu’au 24/05/2018, la législation en vigueur en matière de vie privée est la loi du 02/09/2002 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel. A partir du 25/05/2018, le nouveau Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27/04/2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD ») s’appliquera. Cette Déclaration a été élaborée en se basant sur la nouvelle législation.

 

Quelle est l’étendue de cette Déclaration ?

Définitions au sens du Règlement européen 2016/679 (RGPD)

Donnée à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne concernée »); est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Traitement : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Responsable du traitement : Integrale Luxembourg SA, ayant son siège social à 1610 Luxembourg, 4-6 Avenue de la gare, est responsable du traitement de vos données à caractère personnel dont elle dispose. Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de ces données et que nous sommes votre interlocuteur ainsi que celui des autorités de contrôle pour toute question relative à l’utilisation de celles-ci.

Délégué à la protection des données

Nous avons désigné un délégué à la protection des données au sein de notre société, il sera votre point de contact en matière de protection des données :

 

France Noiret

Data Protection Officer

Integrale Luxembourg SA

4-6 Avenue de la gare

1610 Luxembourg

dpo@integrale.lu

 

Qui est concerné ?

Notre Déclaration concerne toutes les personnes physiques, qu’elles soient preneuses d’assurance, prospects, assurés, bénéficiaires, administrateurs, dirigeants, mandataires ou bénéficiaires effectifs dont les données à caractère personnel sont traitées. Par contre, le traitement des données à caractère personnel qui concernent les personnes morales n’est pas concerné par cette Déclaration.

 

Quelles données sont couvertes par cette Déclaration ?

Les données couvertes par cette Déclaration sont les données à caractère personnel nous permettant de vous identifier (nom, prénom(s), etc.). Lors de nos échanges, nous pouvons être amenés à collecter différentes données à caractère personnel vous concernant selon le type de produit souscrit.

 

2.3.1 Les données collectées dans le cadre d’une assurance

 

S’ils nous ont été communiqués, votre adresse mail et votre numéro de téléphone peuvent être utilisés par Integrale Luxembourg, dans le respect d’un équilibre entre son intérêt légitime et le respect de vos droits et libertés, afin de communiquer avec vous dans le cadre de la gestion de votre contrat d’assurance, de vous tenir informé sur la législation ou les aspects techniques relatifs à votre contrat.

 

Nous pourrions également utiliser les données obtenues de sources externes, à titre d’exemple quand des employeurs souscrivent des assurances pour leur personnel.

 

Dans certains cas, les données à caractère personnel concernent une ou plusieurs de vos relations (p. ex. vos enfants, votre partenaire, le bénéficiaire d’une assurance-vie, vos employés, etc.). Si vous nous communiquez des données à caractère personnel d’autres personnes, vous pourriez également être tenus par les dispositions légales en matière de protection de la vie privée.

 

2.3.2 Les données collectées lorsque vous êtes bénéficiaire en cas de décès du preneur d’assurance

 

Nous pourrions également utiliser les données obtenues de sources externes.

 

Quand et comment vos données à caractère personnel sont-elles collectées ?

Certaines de vos données peuvent par exemple être collectées par Integrale Luxembourg :

 

Lorsque nous collectons vos données, vous avez le droit de ne pas répondre à notre demande. Ce refus pourrait toutefois empêcher la naissance de relations contractuelles, modifier la nature de celles-ci ou en influencer la gestion.

 

A quelles fins Integrale Luxembourg traite-t-elle vos données ?

Introduction

Integrale Luxembourg s’engage à collecter vos données pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Vos données ne se seront pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités. Si ces finalités sont modifiées à l’avenir, vous en serez informés préalablement.

 

Nous utilisons vos données à caractère personnel :

 

Respect d’obligations légales

Integrale Luxembourg peut et, dans certains cas, doit obtenir et traiter certaines données, afin notamment de respecter toutes les obligations légales et réglementaires auxquelles elle est soumise. Ces obligations peuvent impliquer qu’Integrale Luxembourg collabore avec les autorités compétentes et/ou avec des tiers et leur transmette, le cas échéant, certaines de vos données. Ces obligations relèvent principalement des domaines légaux et règlementaires suivant :

 

La liste des domaines légaux et réglementaires en vertu desquels Integrale Luxembourg est amenée à traiter vos données est non-exhaustive et est susceptible d'évoluer.

 

Relations (pré)-contractuelles

Avant la conclusion de contrats et pendant l’exécution du contrat, Integrale Luxembourg peut et, dans certains cas, doit obtenir et traiter certaines données, afin notamment de :

Lorsqu’Integrale Luxembourg n'est pas en mesure de traiter les données nécessaires aux finalités susmentionnées, elle ne pourra pas donner les informations précontractuelles, ni exécuter le contrat. Le contrat ne pourra pas être conclu ou sera suspendu, voire arrêté.  

 

Intérêt légitime

Outre les objectifs énumérés ci-dessus, Integrale Luxembourg a un certain nombre d'intérêts légitimes qui justifient qu’elle traite les données à caractère personnel. Integrale Luxembourg veille, en tout état de cause, à ce que l'impact de ce traitement sur le respect de votre vie privée soit aussi limité que possible et dans tous les cas, à ce que l'équilibre entre les intérêts légitimes d’Integrale Luxembourg et l'éventuel impact sur le respect de votre vie privée ne soit pas perturbé. Si toutefois vous avez des objections contre ces traitements, dans certains cas vous pouvez exercer votre droit d'opposition (voir point 7.6).

Par exemple, nous traitons vos données pour les finalités suivantes :

 

Consentement

Integrale Luxembourg peut utiliser votre adresse mail afin de vous adresser des informations commerciales, des publicités sur nos nouveaux produits par le biais de communications commerciales. Dans ce cas, Integrale Luxembourg demande au préalable votre consentement de manière explicite. La démarche d’Integrale Luxembourg se limitera aux produits offerts par elle.

En aucun cas Integrale Luxembourg n’utilisera vos données personnelles relevant de catégories particulières au sens du RGPD (les données relatives à votre santé, révélant votre origine raciale ou ethnique, votre orientation sexuelle, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, les données relatives à des condamnations pénales et aux infractions).  

Vous pouvez vous désinscrire de tous services auxquels vous vous êtes inscrit.

 

Comment protégeons-nous vos données ?

Integrale Luxembourg emploie des mesures de sécurité appropriées afin de contribuer à la protection de vos informations et de les préserver de tout accès de la part de personnes non autorisées. Le stockage des informations est effectué sur des serveurs sécurisés. Elle évalue régulièrement ses politiques et procédures de sécurité afin de s’assurer que nos systèmes sont sécurisés et protégés et que n’y accèdent que les personnes autorisées qui doivent les utiliser dans le cadre d’un traitement.

 

Integrale Luxembourg protège les données personnelles qui sont sous son contrôle conformément aux normes strictes qui sont définies par ses politiques et procédures. Des mesures de protection techniques et organisationnelles telles que notamment les anti-virus, les pare-feu, les contrôles d’accès, la sélection rigoureuse du personnel et des fournisseurs sont mises en place en vue d’éviter et de détecter des accès, des pertes ou des divulgations inappropriés de vos données personnelles.

 

Qui a accès à vos données et à qui sont-elles transférées ?

Principe de base

Les membres du personnel d’Integrale Luxembourg qui sont autorisées à accéder à vos données sont déterminés avec précision en fonction de leurs tâches.  

Ces données pourront être communiquées le cas échéant à d’autres entreprises d’assurances dans le cadre de la coassurance, à des entreprises de réassurance, à un avocat, à un notaire, à des partenaires spécialisés ou à un sous-traitant.

Concernant les sous-traitants d’Integrale Luxembourg, nous faisons appel à des partenaires pour certaines tâches afin de vous offrir le meilleur service dans le cadre de votre contrat d’assurance.

Ces sous-traitants sont liés contractuellement à Integrale Luxembourg et doivent suivre nos instructions et respecter les principes repris dans notre Déclaration. En particulier, nous nous assurons que nos sous-traitants :

Nous transmettons également vos données à d’autres tiers si nous y sommes obligés en vertu d’une obligation contractuelle ou légale ou si un intérêt légitime le justifie auquel vous ne vous êtes pas opposé. Dans ces cas, nous veillons à ce que :

 

 

Transfert pour utilisation commerciale

Nous ne transmettons pas vos données à des tiers pour utilisation commerciale.

 

Quels sont vos droits?

Droit d’accès

Vous avez un droit d’accès aux données qui vous concernent. Vous pouvez nous demander :

 

Droit de rectification

Si vous constatez que, malgré tous nos efforts, vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les rectifier ou de les compléter.

Integrale Luxembourg notifiera à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées toute rectification de données à caractère personnel à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

 

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Dans certains cas bien précis, la législation vous permet de faire supprimer vos données à caractère personnel. C’est le cas notamment si :

 

Votre droit à l’oubli n’est toutefois pas absolu. Nous sommes en droit de continuer à conserver vos données lorsque cette conservation est nécessaire entre autres :

 

Integrale Luxembourg notifiera à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées tout effacement de données à caractère personnel à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

 

Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas bien précis, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.  C’est notamment le cas lorsque :

 

La limitation du traitement prendra fin dans les circonstances suivantes :

 

Integrale Luxembourg notifiera à chaque destinataire auquel les données à caractère personnel ont été communiquées tout effacement de données à caractère personnel à moins qu'une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

 

Droit à la portabilité

Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies :

 

C’est le cas lorsque :

 

Droit d’opposition

Même si le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur un intérêt légitime ou général dans notre chef, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment.

Cependant, il ne sera pas tenu compte de votre demande si notre intérêt légitime s‘avère supérieur au vôtre ou si le traitement de vos données demeure nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

 

Comment exercer vos droits et à  qui vous adresser ?

Pour exercer vos droits, il vous suffit d’adresser votre demande datée et signée accompagnée d’une photocopie recto verso de votre carte d’identité par courrier ou e-mail à notre délégué à la protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :

 

France Noiret

Data Protection Officer

Integrale Luxembourg SA

4-6 Avenue de la gare

1610 Luxembourg

dpo@integrale.lu

 

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation de la législation en matière de vie privée, vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de la CNDP dont les coordonnées sont les suivantes :

Commission nationale pour la protection des données

Avenue du Rock’n’Roll, 1

4361 Esch-sur-Alzette

Tél. : (+352) 26 10 60 1

 

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Vos données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour les finalités indiquées lors de leur collecte. Lorsqu’il existe une relation contractuelle avec Integrale Luxembourg, vos données seront conservées pendant la durée de cette relation contractuelle, la période de prescription légale ainsi que tout autre délai de conservation qui serait imposé par la réglementation.

Vous pouvez recevoir une copie de la Déclaration en contactant votre point de contact habituel ou en envoyant la demande par e-mail : dpo@integrale.lu.

 

Notre politique en matière de cookies

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Comment rester au courant des modifications apportées à cette Déclaration ?

Dans un monde en perpétuel changement, notre Déclaration pourrait être sujette à modifications. Nous vous invitons à consulter la dernière version en ligne de cette Déclaration et nous vous informerons de toute modification de la Déclaration via le site Internet d’Integrale Luxembourg www.integrale.lu, et, le cas échéant, par les autres canaux de communication habituels.

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